Gestionar la nómina de una organización del sector salud con presencia en diferentes estados de México requiere mucho más que procesar pagos quincenales. La existencia de varios registros patronales, distintos centros de trabajo, obligaciones ante organismos como el IMSS y un volumen importante de información exige procesos precisos, controles definidos y capacidad para detectar inconsistencias antes de que generen problemas administrativos o financieros.
Mediante un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione se evidencia la capacidad de una estrategia para ordenar una estructura compleja y reconfigurarla en un lapso de tan solo ocho días. Dicha iniciativa involucró a un grupo médico especializado con alcance tanto nacional como internacional, el cual requería trasladar la administración de sus remuneraciones sin alterar la fecha prevista de dispersión ni interrumpir la marcha normal de sus operaciones.
El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados
Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.
A todo lo anterior se añadían tareas manuales, una notable carga administrativa y gastos operativos al alza. Asimismo, la ejecución de las remuneraciones quincenales constituía un asunto delicado, pues cualquier fallo en las operaciones aritméticas era capaz de perjudicar tanto a la entidad como a su equipo de trabajo.
El propósito consistía en migrar toda la gestión a un modelo de Payrolling y lograr que la primera quincena de la nueva etapa saliera adelante con total normalidad. Todo el proceso debía llevarse a cabo respetando las fechas habituales de abono y en un margen de ocho días.
Un sistema estructurado para llevar a cabo la migración
La escasez temporal demandaba una estrategia minuciosa. El proyecto arrancó mediante una junta entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, donde se definieron las prioridades y las tareas correspondientes.
Posteriormente, se diseñó un calendario operativo con fechas para la entrega de información, parametrización del sistema, revisión de cálculos, aprobación de la prenómina y generación de los diferentes entregables.
Uno de los procesos clave consistió en la limpieza y el traslado de los datos pertenecientes a los 74 colaboradores. Con el fin de agilizar tanto su análisis como su control posterior, los registros se estructuraron tomando como referencia cada centro operativo y patronal.
Tecnología y sistemas de control para supervisar cada fase
La implementación contempló la parametrización de FORTIA, plataforma especializada en la gestión de Recursos Humanos y procesos de nómina. La herramienta se utilizó para centralizar información, automatizar cálculos y mejorar la trazabilidad de las operaciones.
Asimismo, se contemplaron cinco nóminas vinculadas a las diferentes entidades bancarias empleadas para la distribución de los fondos, sumado a la creación y comprobación de los documentos requeridos para ejecutar dichas operaciones de transferencia.
Con anterioridad a cada liquidación de pagos, se remitía la prenómina con el propósito de revisarla y validarla. Posteriormente, se comprobaban las anomalías, se efectuaban las operaciones matemáticas pertinentes y se contrastaban los datos. Dicha secuencia de controles resultó clave para garantizar que la flamante operativa operara de manera óptima desde su ciclo inicial.
Se hallaron discrepancias significativas durante la evaluación preliminar
Durante los primeros siete días de labores se identificó uno de los descubrimientos más relevantes. Al analizar los datos fue posible detectar anomalías vinculadas al fondo de ahorro y al IMSS, las cuales se originaron a partir de fallas metodológicas previas.
Gracias a la identificación precoz, fue factible divulgar los descubrimientos y efectuar las enmiendas requeridas antes de que tales discrepancias derivaran en un inconveniente de mayor gravedad. Dicho aspecto pone de manifiesto cuán crucial resulta que la administración de nóminas incorpore supervisiones y análisis, y que no se reduzca a la simple ejecución automática de cantidades.
Además del cálculo y pago de la nómina, la operación incorporó el timbrado y emisión de CFDI, así como su distribución automatizada a los colaboradores. Mediante Kiosco FORTIA, los empleados también pudieron consultar directamente sus comprobantes.
Qué resultados obtuvo el grupo médico
Gracias a esta ejecución, se logró finalizar el traslado del flujo dentro del periodo previsto y disponer de una liquidación salarial fiscalizada. Asimismo, se unificaron diversos procesos a través de recursos digitales y se fijaron productos concretos para cada etapa.
Dentro de la documentación elaborada de forma quincenal se abarcaban expedientes de nómina, nóminas por sucursal e institución bancaria, archivos destinados a pagos y directorios con los CFDI ya timbrados. Por otra parte, en el plano mensual se consideraban informes consolidados junto con gestiones asociadas al ISN, FONACOT y SUA.
Asimismo, el proceso abarcó la formación a distancia destinada al departamento de Recursos Humanos, una guía práctica de utilización y recursos orientados a la gestión de cuentas. Así, el despliegue abarcó tanto el funcionamiento técnico como la preservación de las labores cotidianas.
El payrolling como asistencia en la gestión de nóminas complejas
Este caso evidencia que la administración de salarios dentro del ámbito sanitario exige una coordinación precisa, un análisis constante de los datos y mecanismos de supervisión que respalden cada fase del procedimiento. Para aquellas entidades que disponen de múltiples localizaciones y diversos registros patronales, la implementación de un esquema de Payrolling ofrece la posibilidad de centralizar las funciones, estandarizar los procesos y simplificar el control de las responsabilidades salariales.
La experiencia de la entidad de salud evidencia que la administración salarial es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un esquema definido, recursos idóneos y supervisión continua. Asimismo, el hallazgo de anomalías durante el traspaso pone de relieve la importancia de auditar los procedimientos de manera holística, más allá de simplemente migrar datos de un sistema a otro.
Con experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione desarrolla procesos que abarcan el cálculo de nómina, timbrado y emisión de CFDI, así como diferentes controles y entregables para dar seguimiento a la operación. Su trayectoria en este tipo de soluciones refleja la importancia de contar con una gestión estructurada cuando las necesidades administrativas de una organización requieren mayor precisión, continuidad y control.
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